خطای جا به جایی در حسابداری یکی از خطاهای متأسفانه رایجی است که به دلیل استخدام حسابدارهای ناوارد به وجود می‌آید. این خطا زمانی که حسابدار خسته باشد، دانش کافی در کار خود نداشته باشد و آن چنان مهارتی را به دست نیاورده باشد متأسفانه بسیار دیده می‌شود و به همین دلیل، ما در ادامه به معرفی این نوع خطا، روش‌های جلوگیری و نحوه تشخیص این خطا خواهیم پرداخت.
خطای جا به جایی در خدمات حسابداری چیست؟
خطای جا به جایی در حسابداری بیشتر به خاطر عدم دانش و تمرکز حسابدار ممکن است به وجود آید. خطای جابجایی مبلغ، خطای جابجایی حساب، خطای دوگانگی، خطای برعکس شدن علائم و خطای تکرار از جمله خطاهای جا به جایی می‌توان در نظر گرفت. عمدتاً هنگام منتقل کردن موجودی از حسابی به حساب دیگر این چنین خطاهایی رخ می‌دهند. توجه داشته باشید که حسابدار اگر از یک سیستم کنترل قابل قبول و قوی استفاده نکند، طبیعتاً بروز چنین مشکلاتی را نمی‌توان بعید دانست.
انواع خطاهای حسابداری
خطاهای حسابداری می‌توانند به دلایل مختلفی ایجاد شوند، از جمله:
1. خطای انسانی:
خطای انسانی می‌تواند به دلیل بی‌دقتی، عدم آگاهی، خستگی و یا عدم تمرکز کارکنان در هنگام درج اطلاعات مالی در سیستم حسابداری ایجاد شود.
2. خطای سیستمی:
خطای سیستمی می‌تواند به دلیل برنامه‌ریزی ناصحیح، جایگزینی نامناسب داده‌ها، عدم هماهنگی بین سیستم‌های مختلف و یا وجود باگ‌های نرم‌افزاری ایجاد شود.
3. خطای قوانین و مقررات:
خطای قوانین و مقررات می‌تواند به دلیل عدم رعایت قوانین حسابداری مربوطه، عدم تطابق با استانداردهای مالی و حسابداری و یا عدم اعمال تغییرات مورد نیاز در قوانین و مقررات مربوطه ایجاد شود.
4. خطای مفهومی:
خطای مفهومی می‌تواند به دلیل عدم درک صحیح از مفهوم‌های حسابداری و یا اشتباه در تفسیر معاملات مالی ایجاد شود.
5. خطای محاسباتی:
خطای محاسباتی می‌تواند به دلیل استفاده از روش‌های محاسباتی ناصحیح، اشتباه در ورود داده‌ها و یا اشتباه در تفسیر نتایج محاسبات ایجاد شود.
6. خطای تراکنش:
خطای تراکنش می‌تواند به دلیل عدم تطابق معاملات مالی با سیاست‌ها و رویه‌های شرکت، اشتباه در ورود اطلاعات تراکنش و یا اشتباه در تعیین تاریخ و زمان تراکنش ایجاد شود.
7. خطای موجودی:
خطای موجودی می‌تواند به دلیل عدم دقت در تعیین و ارزیابی موجودی موجود در انبار و یا سیستم، اشتباه در ورود اطلاعات موجودی و یا عدم هماهنگی بین سیستم‌های مختلف ایجاد شود.
در کل، خطاهای حسابداری می‌توانند به دلیل موارد مختلفی ایجاد شوند و برای جلوگیری از آن‌ها، باید از یک سیستم کنترل داخلی قوی و موثر استفاده کرد و همچنین باید به دقت و با کیفیت درج اطلاعات مالی در سیستم حسابداری را رعایت کرد.
روش های جلوگیری از خطای جا به جایی در حسابداری
برای جلوگیری از خطاهای حسابداری، می‌توانید از رویکردها و راهکارهای زیر استفاده کنید:
1. آموزش کارکنان:
این امر بسیار مهم است و می‌تواند از خطاهای حسابداری جلوگیری کند. کارکنان باید با قوانین و مقررات حسابداری آشنا شوند و نحوه ثبت معاملات در سیستم حسابداری را به درستی فراگیرند.
2. مرور دوره‌های حسابداری:
باید دوره‌های حسابداری را با دقت بررسی کرد و در صورت وجود هرگونه خطا یا اشتباه، باید به سرعت برطرف شود.
3. استفاده از سیستم‌های حسابداری مناسب:
استفاده از سیستم‌های حسابداری نوین و مناسب، که قابلیت های مانیتورینگ و کنترل را دارا هستند، می‌تواند از خطاهای حسابداری جلوگیری کند.
4. استفاده از لیست کنترل‌های داخلی:
لیست کنترل‌های داخلی شامل فرآیندهایی است که برای کنترل و پیشگیری از خطاهای حسابداری باید انجام شود. برخی از مثال‌های این لیست شامل بررسی صحت و کاملیت اسناد، تایید مجدد معاملات، کنترل دسترسی به سیستم حسابداری و غیره است.
5. استفاده از حسابرسی مستقل:
حسابرسی مستقل می‌تواند به عنوان یک راه حل برای کنترل و پیشگیری از خطاهای حسابداری استفاده شود. حسابرسی مستقل باید به طور دوره‌ای و منظم اجرا شود و مشکلات موجود را به سرعت شناسایی و برطرف کند.
6. رعایت قوانین و مقررات حسابداری:
رعایت و اجرای قوانین و مقررات حسابداری، می‌تواند به عنوان یکی از مهمترین راهکارها برای جلوگیری از خطاهای حسابداری مورد استفاده قرار گیرد. بهتر است قبل از اجرای هرگونه معامله یا قرارداد، قوانین و مقررات حسابداری مربوط به آن را به دقت مطالعه کنید.
چگونه از خطای جا به جایی در حسابداری مطلع شویم؟
برای مطلع شدن از خطای جا به جایی در حسابداری می‌توانید به برهم خوردن تعادل اعتبارات و بدهی‌ها توجه نشان دهید. در این شرایط باید از یک تراز آزمایشی استفاده کنید و کار شما چندان سخت نخواهد بود. زمانی که در ورودی اعتبار و بدهی‌ها خطایی رخ داده باشد، می‌توان گفت تشخیص این خطا کمی سخت و دشوار است به این دلیل که دیگر عدم تعادلی در نتیجه آزمایش به آن صورت دیده نمی‌شود و برای اصلاح این خطا، نتیجه آزمایش تراز را بر 9 تقسیم کنید و خطا اگر به همان دلیلی باشد، که می‌دانید عدد به دست آمده بر 9 به صورت مساوی تقسیم می‌شود.
آیا برای جلوگیری از خطاهای جابجایی روش‌های دیگری وجود دارد؟
بله، برای جلوگیری از خطاهای جابجایی در حسابداری، روش‌های دیگری نیز وجود دارد :
- ایجاد فرآیندهای کنترل داخلی: فرآیندهای کنترل داخلی به عنوان یک روش مهم برای جلوگیری از خطاهای جابجایی در حسابداری محسوب می‌شوند. برای ایجاد این فرآیندها، باید روی جدا سازی وظایف، اصلاح تراکنش‌های نامناسب، ارزیابی تراکنش‌های جدید، و رصد و بررسی پروسه‌های قبلی تمرکز کرد.
- آموزش کارکنان شرکت : آموزش کارکنان در مورد روش‌های صحیح برای ورود تراکنش‌ها به سیستم حسابداری و همچنین ارائه آموزش‌های مرتبط با قوانین و مقررات مالی، می‌تواند به کاهش خطاهای جابجایی در حسابداری کمک کند.
- استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به روز: استفاده از نرم افزارهای حسابداری با قابلیت های مختلفی مانند کنترل قوی بر روی ورود تراکنش‌ها، حذف خطاهای جابجایی و تولید گزارشات دقیق، می‌تواند به بهبود کیفیت سیستم حسابداری و کاهش خطاهای جابجایی کمک کند.
- ارائه بازخورد مداوم: ارائه بازخورد مداوم به کارکنان و تشویق آن‌ها به گزارش خطاهای جابجایی و حسابرسی درست، می‌تواند به شناخت خطاهای احتمالی و جلوگیری از تکرار آن‌ها کمک کند.
در کل، ایجاد فرآیندهای کنترل داخلی، آموزش کارکنان، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و ارائه بازخورد مداوم، روش‌های موثری هستند که می‌توانند به جلوگیری از خطاهای جابجایی در حسابداری کمک کنند.
سخن پایانی
برای جلوگیری از خطای جا به جایی در حسابداری تیم رابین محاسب مانا اماده است تا به شما در این زمینه کمک کند. ما در موسسه مالی و مالیاتی رابین محاسب مانا ضمن ارائه مشاوره رایگان به استخدام حسابدار می‌پردازیم تا در راستای اشتغال‌زایی هم قدیمی برداشته باشیم.